幫助設計人提升效率的甘特圖

幫助設計人提升效率的甘特圖

甘特圖幫助你有效管理時間規劃工作!

常常無法在期限內完成事情嗎? 事情太多經常遺漏? 團隊進度難以掌握?

甘特圖(網頁)

「甘特圖」(Gantt chart)長條圖中常用的一種,它是能將任務項目與時間清楚規劃的圖表。

透過圖表讓所有代辦事項和日程安排一目了然。

是在處理專案安排進度時,有效提升你工效率的專業工具。

1910年由美國機械工程師亨利•甘特(Henry Laurence Gantt)發明。

其重點在於表現多個任務、專案之間與時間相互的進展關係。

適用於個人或團隊之間。 想要立即掌握多個不同事項的始末,即可以使用甘特圖呈現!

甘特圖重點:

  • 將複雜的任務簡化
  • 清楚列出任務及時間
  • 以圖表方式呈現
  • 完整展現“這件事情需要多久完成

何時適合使用?

  • 資訊量多難以著手
  • 常常搞混待辦事項先後順序
  • 一份項目過分執著導致耽擱其他項目
  • 總是壓線前才繳交
  • 組員失蹤掌握不到進度

介紹完重點和適用時機,接著教你如何製作成圖表!

3D列印模型 表面如何處理 的複本 (簡報 (169)) (2)

開始製作!

製作前:

  1. 複雜任務簡化列出

    >當前任務歸類限縮至7項內並仔細條列出來

  2. 任務依照時間先後排列

    >分清各項事情的重要性,最急迫的先安排

  3. 預設每項任務所需時間

    >為每項任務設定詳細截止日期、時間

製作中:

  1. 將大型計劃分成數個任務及子任務
  2. 將它們展開在比例圖上
  3. 圖表的一側列出各個任務,每個任務都有一條水平線代表該任務的長度。
  4. 列出時間將任務按重要程度和比例規劃在時間內
  5. 也可以加上比例表示完成了多少

製作後:

  1. 準確依照安排進度執行
  2. 隨時檢視執行事項是否符合和安排
  3. 若執行過程出現狀況時須及時調整

那麼可以用什麼製作呢?

以前可以製作甘特圖的軟體不多,一般用戶都只能在Lotus 1-2-3或Microsoft Excel上手動繪製。

不過科技軟體越加發達後,許多軟體中都可以繪製,這邊就要來介紹輕鬆好上手的軟體 !

  • 備有 20 多種專業圖表供選擇
  • 專業設計範本能快速追蹤自己的工作流程
  • 資料視覺化變得簡單 – 無需學習複雜的軟體
  • 發佈、分享或下載高解析度的甘特圖
  • 輕鬆將甘特圖嵌入簡報、報告等
  • 簡單易用的拖放設計工具,特別考慮到非設計師人士
3D列印模型 表面如何處理 的複本 簡報 169 3

甘特圖優缺??

優點:

  1. 將複雜事項簡化條列
  2. 圖表簡單一目了然
  3. 規劃階段任務及時間能清楚分配

缺點:

  1. 複雜事項之間的相互關係無法清楚表達
  2. 執行過程中若有變動則須重新繪製
  3. 在規劃階段後其他細項需使用不同工具另作安排

結語

使用甘特圖是個能幫助你迅速掌握進度安排的好法,也是提升效率的好工具,他可以很簡化,也可以做得很複雜,

重點在於需要把完成的甘特圖價值發揮到最大化。若你清楚分清項目輕重緩急,完整依照進度執行。

相信你也可以成為時間管理大師!把每項專案都處理得很好!

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